Sebagaimana diketahui, Fakultas Farmasi UNAIR sejak Agustus 2008 lalu telah meraih ISO 9001:2008 – Guideline IWA2:2007, untuk bidang yang sangat luas yaitu Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat serta Kerjasama eksternal, baik untuk Program Pendidikan Sarjana Farmasi (S-1) maupun Program Pendidikan Profesi Apoteker.
Sebagai bagian dari proses penerapan Quality Management System, pada hari Senin, 8 Juni 2009, telah dilaksanakan Audit Surveillance II atas perolehan sertifikasi ISO 9001:2008 – IWA2:2007 oleh pihak United Registrar System (URS). Sebagaimana Audit Suveillance I pada bulan Februari lalu, yang bertindak selaku Auditor dari pihak URS adalah Mr. Rudy Widjaja dan Mr. Kodrat Try Setyawan.
Semua pihak di Fakultas Farmasi UNAIR terlihat sibuk sejak dua minggu lalu, melaksanakan persiapan untuk Audit Surveillance II, di antaranya melaksanakan pelatihan auditor internal, dengan demikian setiap auditor internal memiliki sertifikat sebagai auditor ISO 9001:2008, juga telah dilaksanakan pelatihan bagi para laboran dan teknisi laboratorium, sehingga dengan demikian para laboran dan teknisi memiliki persyaratan yang cukup untuk menjamin kompetensi mereka, pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang pernah diikuti dengan bukti sertifikat yang diperoleh.
Dengan bersemangat para auditor internal telah pula melakukan audit terhadap para auditee yang bertanggungjawab di masing-masing area proses : (1) sistem manajemen mutu, (2) Pendidikan dan Kurikulum S-1 – Sarjana Farmasi dan Profesi Apoteker, (3) Penelitian, (4) Pengabdian Kepada Masyarakat dan Kerjasama, (5) Kemahasiswaan dan alumni, (6) Keuangan, (7) Laboratorium, (8) Sumber Daya Manusia, (9) Perpustakaan – Ruang Baca, (10) Sarana – Prasarana dan House Keeping dan (11) Sistem Informasi.
Acara Surveillance Itinerary dimulai dengan “Opening Meeting” pada pukul 09.00, kemudian proses audit dibagi dalam dua seksi paralel. Seksi pertama diaudit oleh Mr Rudy Wijaya, meliputi : Management Representative (Document control, Customer Complaint & Satisfaction, Analysis of Data, Internal Audit dan Mangement Review), Student and Alumnus Division dan Community Services, setelah ishoma dilanjutkan dengan Information Communication Technology, Finance, Procurement, Warehouse dan Maintenance. Seksi kedua oleh Mr Kodrat Try Setyawan, meliputi Academic Process, Curriculum Development, Education Process, Teaching (including recruitment, placement, promotion, mutation, disciplinary measure, terminiation etc), Teaching Laboratory dan Evaluation Process, setelah ishoma dilanjutkan dengan Research Activity.
Pemeriksaan berlangsung sampai pukul 16.00, kemudian setelah kedua Auditor mediskusikan hasil temuan mereka dilanjutkan dengan “Closing Meeting” pada pukul 16.30. Dalam “Closing Meeting” yang diselenggarakan di ruang sidang, yang hampir terisi penuh oleh para dosen dan tenaga kependidikan, yang dengan komitmen tinggi ikut hadir dan tidak pulang sebelum mengetahui hasil audit surveillance II.
Mr Kodrat Tri Setyawan selaku wakil kedua auditor dari URS, menyampaikan kesimpulan atas hasil Audit Surveillance II di Fakultas Farmasi UNAIR sebagai berikut : Current Status Level dari Fakultas Farmasi UNAIR memperoleh nilai 1 (very good) untuk (a) Overall commitment to the System dan (b) Effectiveness of system controls, sedangkan untuk (c) Effectiveness of close-out to issue, e.q. audits, internally Raised Issue, (d) Customer complain control, (e) Setting targets/objectives/improvements dan (f) Overall compliance to the standard(s)/scheme(s), memperoleh nilai 2 (satisfactory). Perlu diketahui Current Status Level ada 3 kategori yaitu : 1 = very good, 2 = satisfactory dan 3 = danger.
Sedangkan Indicator status from last visit, Fakultas Farmasi UNAIR mempunyai nilai 1 (Improvement) untuk (a) Overall commitment to the System dan (b) Effectiveness of system controls, sedangkan untuk (c) Effectiveness of close-out to issue, e.q. audits, internally Raised Issue, (d) Customer complain control, (e) Setting targets/objectives/improvements dan (f) Overall compliance to the standard(s)/scheme(s), memperoleh nilai 2 (No Change). Untuk Indicator status from last visit, juga ada 3 kategori yaitu : 1 = Improvement, 2 = No Change dan 3 = Degredation.
Selain itu dikemukakan pula dalam forum closing meeting, bahwa budaya kerja yang bersistem telah terbangun di Fakultas Farmasi UNAIR , baik dikalangan para dosen maupun tenaga kependidikan, disamping itu auditor menemukan fakta dan menyatakan kagum bahwa proses audit internal di Fakultas Farmasi UNAIR telah berlangsung dengan baik, budaya “sungkan - ewuh pakewuh” pelan-pelan sudah terkikis.
Namun demikian, tentunya masih ada temuan-temuan : yang tergolong : Non Complaince – NC (Major) = 0, Discrepancy – D (Minor)= 2, Potential Non Compliance (PNC) = 5 dan Opportunity For Improvement (OFI) = 7 disertai saran-saran yang disampaikan oleh kedua auditor. Baik temuan maupun saran tentunya perlu ditindaklanjuti dengan “tindakan perbaikan dan pencegahan” untuk terjaminnya peningkatan mutu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta kerjasama eksternal. Mari kita “lanjutkan” usaha untuk mempertahankan dan meningkatkan QMS, secara “lebih cepat dan lebih baik”.
Pimpinan Fakultas Farmasi mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya akan kerjasama dan komitmen semua pihak sehingga prestasi yang membanggakan di atas bisa dicapai. “Bersama kita bisa”
